Преимущества электронной почты: организация и контроль
Наверное самая большая боль нашего времени - это поиск информации, которая, как вы знаете, где-то есть. Забавно, но для этого феномена даже придумали название - "Scavenger Hunt". Это не игра, но проблема, с которой сталкивается каждый работник умственного труда.
Проблема с сервисами мгновенных сообщений в том, что они ухудшают возможности поиска вашей информации. Все эти сервисы хотят, чтобы вы обрабатывали информацию так, как нужно им, но не так как нужно вам. Что еще хуже, они вынуждают вас хранить информацию так, как они этого хотят, но не так как нужно вам.
Электронная почта опять выигрывает.
Хотите чтобы письма от коллег попадали в папку "работа", а от друзей в папку "товарищи", а от вашей супруги в папку "семья"? Но при этом, вы не хотите чтобы вас оповещали ни об одном из этих писем, только если ваша супруга не напишет ключевое слово "срочно", а в письме вашего руководителя будет упомянут "бюджет"? Не проблема с электронной почтой.
Как насчет того, чтобы все новостные рассылки, на которые вы подписаны, были перемещены в архив вашей почты, а затем просканированы на наличие определенных слов, например, "ядерная война", а затем только эти письма были возвращены во входящие? Электронная почта сделает это пока вы спите.
А как насчет того, чтобы все чеки отправлялись в папку "чеки", а все письма с ключевым словом "unsubscribe" в папку спам. Hey предлагает тоже самое за 10$ в месяц, хотя это просто обычный фильтр или правило, вы можете настроить его бесплатно.
Получаете много писем, где вы указаны в поле CC? Не проблема. Создайте фильтр, чтобы все письма с вашим именем в CC перемещались в папку "CC inbox", а затем просматривайте ее раз в неделю или около того.
Я даже не говорю об интеллектуальных папках, которые есть в почтовых клиентах вроде Apple Mail и Thunderbird, Em client, которые постоянно отслеживают все ваши письма (новые и старые) и, если они соответствуют вашим критериям, сохраняют копию для удобного просмотра в этой папке. Apple Mail называет их Smart Mailboxes, а Thunderbird называет их Saved Searches . Мощная штука. На днях я сделал такую папку и включил в нее такие критерии как три разных получателя (не работают со мной), а также ключевые слова в теме. Мне нужно было оперативно заключить договор купли-продажи 8 тракторов на восьмизначную сумму. Благодаря этому, все переписка по этому договору была в одном месте и разбита по таким темам как:
- До 12:00, пн. 10.02: предоставить: уставные документы для договора [Иванов/Петров]
- До 15:00, ср. 11.02: согласовать: основные положения договора [Иванов/Петров]
- До конца дня, ср. 12.02: подписать договор [Иванов/Петров]
Лучшее, что может сделать такой инструмент, как Slack, — это позволить вам контролировать некоторые уведомления на основе каналов. Ничтожно и слабо. Разве не было бы здорово, если бы Slack позволял вам получать уведомления в канале #руководство, если вас упомянули, но только если ваш генеральный директор был тем, кто упомянул вас и сообщение содержало ключевое слово «бюджет»?
Затем мы переходим к вопросу хранения. Электронная почта портативна. Перейдите на другой почтовый клиент, если хотите, и это не проблема. Удачи в переносе всех ваших сообщений из Slack в Microsoft Teams. Попробуйте перенести ваши сообщения IRC в Facebook Messenger. Этого никогда не произойдет. Я храню архив писем с 2006 года. Некоторые из них просто приятные мне письма. Часть из этого попадает под определение юридически значимой информации. Стоит ли напоминать, что Slack требует 8$ за каждого пользователя, чтобы не удалять ваши сообщения и доплатить еще 7$ за каждого пользователя, чтобы можно было экспортировать сообщения?
Электронная почта может быть бесконечно организована. От фильтров до правил, интеллектуальных папок, уведомлений, даже до того, как сообщения отображаются в вашем почтовом клиенте, до параметров конфиденциальности и многого другого.
Можно было бы подумать, что со всей этой мощью организации и контроля эта электронная почта будет стоить дороже, чем другие приложения, что это будет «премиум-продукт», что это будет продукт одной из этих технологических компаний-миллиардеров. Но нет, это просто открытый стандарт, который позволяет любой другой компании строить сервис поверх него. И вы вольны в выборе из десятков почтовых клиентов и сервисов.
Хотя я считаю, что за электронную почту следует платить (иначе продуктом станете вы сами, и ваша конфиденциальность, скорее всего, будет нарушена), она все равно стоит дешевле других платных продуктов.
Если вы хотите вернуть себе контроль над своей жизнью в сфере цифровых сообщений, вы можете быстро научиться управлять электронной почтой и хорошо организовывать свои сообщения. Сделайте электронную почту своим основным, если не единственным, протоколом обмена информацией.
Connect via: email